Asigne antes de iniciar
con la carga de pólizas los
diferentes tipos de libros o
agrupaciones de pólizas que desee
manejar en el sistema Defina también
el rubro o cuenta de primer nivel
según la definición del catalogo de
cuentas para lo referente a la utilidad, fecha en que inicia su
ejercicio así como el
número de mes en el que
inicia su ejercicio, si maneja mas
de
un departamento en cuentas de
balance o resultados teclee S en el
campo 11 o 12; para dar de alta
estas cuentas en los otros
departamentos, bastara con dar de
alta su catalogo de cuentas
en un departamento en la
opción 1,1,2 del sistema y
oprimiendo la tecla D (dar de alta
otro departamento) entrara a la
pantalla correspondiente,
solo teclee el número de
departamento a dar de alta y desde
que cuenta hasta que cuenta desea
abrir Si desea que el sistema
imprima directamente los reportes
conforme se
están generando y no genere
un archivo de salida, teclee una S
en
el campo 13
Creados los tipos de libros a operar
resta cargar pólizas
Al iniciar una
contabilidad automatizada es
necesario además de la definición
del catalogo de cuentas, la
asignación del saldo de cada una de
ellas Esto último puede llevarse
acabo a partir de la carga inicial
del catalogo de cuentas que no es
muy recomendable, pero lleva por
consiguiente que no exista un reporte escrito de este movimiento Como
sugerencia en este manual se asigna
el saldo a cada cuenta en base a una
póliza que llamaremos de asiento de
apertura
El procedimiento de
asignar datos a partir de un asiento
inicial
y empleando el programa de
pólizas es quizás el más rápido y
más seguro a la vez, ya que
utilizando las características de
validación con que cuenta el mismo
programa, este paso puede
desarrollarse con bastante
seguridad Las características de validación con que cuenta el programa de
carga de pólizas se
muestra
a continuación, así como detalles
específicos de su manejo, las cuales
sin salirse de los
estándares de pantalla
de los programas tiene
definitivamente aplicaciones
particulares en el cuerpo de
la pantalla
El sistema le
irá desplegando
en la parte
inferior de la pantalla lo que debe
teclear en cada campo debe de
existir previamente definido en el
catalogo de claves y dentro de la
opción de PARAMETROS del sistema los
tipos de
libros a manejar
El número de póliza es asignado por el computador en base a un consecutivo que se define en la
opción de par metros del
sistema y que es único Lo
anterior permite que
el sistema se
vuelva totalmente
auditable
El programa toma como fecha de
emisión de la póliza; campo 2),la
fecha definida como de trabajo al
iniciar Si de desea manejar esta
fecha teclear
Tab
en el campo cuestión
La fecha de operación, campo (3), es asignada
por el sistema
cuando se procese la póliza
Si se están cargando pólizas de cheque se le da
el numero del el cheque campo (4)
El campo número (5), sirve para un encabezado
general de la póliza
El campo (6), es verificado contra el archivo
de claves del
sistema en los referente a las claves tipo O Operador
C a r g o s
y
A b o n o s, son sumados por
el sistema cuando teclee el importe
de los asientos
El
campo "Sec" es un numero consecutivo por
cada asiento que
efectúe en la póliza
El
encabezado de "No de cuenta" es
concerniente a la
codificación de la cuenta a
la que desee aplicar el movimiento
Recuerde
las características del catalogo de
cuentas en lo referente a la
asignación de niveles Lo anterior
indica
que el computador únicamente
preguntara hasta el nivel definido, llenando los niveles
restantes con ceros
Si
no existe la cuenta de referencia el
programa no continuara
En
caso de que maneje departamentos,
posteriormente pedir el
campo "Depto"
desplegando enseguida el nombre de
la cuenta
El
Encabezado "Análisis,
Clave y
Fecha Vencimiento"
le serán
pedidos en caso de que la cuenta
maneje integración de saldos Esta
información es obligatoria ya que el
sistema no lo dejara avanzar si no
es capturada integración de saldos
El
encabezado "T" es empleado para
indicar la naturaleza del asiento Si es "1" se trata de un cargo;
si es "2" se trata de
un abono; si es un "3" el
asiento presente deber cuadrar la
póliza con la cantidad
necesaria tanto hacia tipo "1" como
hacia tipo "2" según sea
requerido El programa da la posibilidad de efectuar cargos en rojo y
abonos en negro al teclear el signo
"-" para cualquier tipo de
asiento; es decir, asume lo
contrario
Se
tiene el campo de "M o v
i m i e n t o" por cada
asiento en donde tiene la
posibilidad de indicar un concepto
del mismo Esto se lleva acabo por una parte contra
el archivo de claves
del sistema en la parte de
la definición de claves
movimientos
Por otra parte existe además
un campo de 20 caracteres con los
cuales puede completar el
concepto del movimiento Se tiene pues un total de 50 caracteres para
definir el concepto de un asiento en
particular
La
póliza solo se acepta si esta
totalmente cuadrada
Es
importante como se va mostrando
durante la carga de pólizas el balance que guarda, de tal manera que
el operador pueda
tomar decisiones acerca de la
misma
La
póliza acepta un total de 300
movimientos como máximo por lo que
se recomienda ajustar el número de
asientos de póliza Si se tiene una
póliza con un número mayor de
asientos
(Por ej el asiento de
apertura) se recomienda la creación
de una cuenta puente, de tal manera que al completar el
número 79 de asiento
se lleve acabo un ajuste
automático en el movimiento 80 que
cuadre la póliza hacia la cuenta puente definida Al final
de la carga de la póliza la cuenta puente
tendrá un saldo “0” en total
El manejo de
las teclas
de control ES EL SIGUIENTE:
Flecha hacia arriba en los campos
del (1)
al (6) provoca que el cursor vuelva al campo anterior Para salir de este
hacia las opciones hay que
darle Esc
Un
Esc en el
consecutivo
1) del cuerpo de
la póliza tiene el mismo
efecto que el punto anterior
Esc en un consecutivo
mayor que 1) pero en el primer campo
de "Node
cuenta" ocasiona que el cursor pase
al
consecutivo 1) Esto origina
un borrado de pantalla, pero no así
un borrado de la información ya
tecleada, la cual puede recuperar
empleando la tecla Tab
Un Esc dentro de un
consecutivo pero en un campo mayor
al primero ocasiona que el control
vuelva precisamente a este
Un Flecha Arriba en un consecutivo mayor que 1)
ocasiona
el retorno a uno inmediato
inferior siempre
y cuando
se este en el primer campo de
la línea Si se esta en un
consecutivo mayor que 1) y en la
primera línea de desglose se origina
un cambio hacia una pantalla
anterior
Para terminar con la carga de movimientos basta
con
teclear ^W Si la póliza esta
des balanceada el programa permite
hacer correcciones, mostrando
opciones para regresar a la primera pantalla o bien
situarse en un
movimiento mayor de 1) al
último registro, siempre y
cuando no se sobrepase
la capacidad de movimientos
permitidos
Dentro de la carga de los movimientos, o bien
dentro de la parte de modificaciones
es posible acceder a la pantalla de desglose empleando la función ^Y, lo
que origina que pueda modificarse o
acceder un consecutivo del desglose Al terminar con la
línea de desglose el programa
retorna a
la parte en donde fue llamado
Dentro
de la
opción de bajas es
posible eliminar pólizas que
no hayan sido procesadas,
manteniendo únicamente el encabezado
de la póliza con referencia de
cancelada
Solo es permitida la modificación de pólizas que no hayan sido previamente procesadas
La opción de consultas de pólizas permite verificar pólizas ya almacenadas, procesadas y sin procesar
Verifica la existencia de la póliza,
despliega su encabezado y los primeros cinco movimientos Se habilitan
posibilidades de
consultar por la pantalla
siguiente de desglose y también la
previa, además de poder consultar la
siguiente póliza
De modo Grafico lo
explicaremos
